Outlook room booker
voor
Bespaar tijd en geld met onze TOPdesk-Outlook-synchronisatie!
Wij synchroniseren met outlook
Met de Outlook Room Booker, kortweg ORB, synchroniseren we bi-directioneel ruimteboekingen tussen Outlook (Exchange 365) en het reserveringenbeheer van TOPdesk!
De belangrijkste redenen om de ORB in te zetten:
- Tijdsbesparing
- Bij het maken, verplaatsen en annuleren van boekingen
- Bij het verplaatsen en annuleren van gekoppelde diensten
- Voorkomen van “no shows”
- Voorkomen van dubbele boekingen
- Bi-directioneel synchroniseren met ruimtereservering-schermpjes (of andere Audio Visuele middelen)
- Bi-directioneel synchroniseren van Teams-vergaderingen (Microsoft Teams Rooms)
De ORB synchroniseert boekingen van ruimtes met personen inclusief eventueel gekoppelde diensten. De connectie tussen Outlook en TOPdesk wordt gelegd via ons platform Qixium.
Het aan elkaar knopen van beide tools gaat uiteraard niet met één druk op de knop. TOPdesk en Exchange hebben namelijk belangrijke verschillen. Daarnaast kijken wij verder dan alleen de technische connectie!
Zo kijken we o.a. met verschillende stakeholders naar werkwijzen, processen en Exchange-instellingen. We houden uiteraard rekening met aanvullende systemen zoals Teams Room Devices en ruimtereservering-schermen. Om te zorgen dat klanten de ORB zelfstandig kunnen aanpassen en beheren, is er ook voldoende aandacht voor training en beheer.
We streven met de ORB naar gemak voor organisatoren van ruimteboekingen. Dit betekent dat de organisator zoveel mogelijk in één applicatie boekt, verplaatst en annuleert. In de praktijk zien we dat het merendeel van de boekingen gestart wordt in Outlook.
Ben je benieuwd hoe de ORB ook jouw organisatie kan helpen om meer grip te krijgen op ruimteboekingen of wil je meer informatie, neem dan contact met ons op via sales@scope4mation.com.
Voor meer informatie over onze ondersteuning, diensten en informatiebeveiliging, bezoek onze informatiepagina. Voor de ORB-informatiebeveiliging, ga naar het document ORB IB Aanvulling.
Synchronisatie: 1-weg of bi-directioneel?
Bij de ORB is het erg belangrijk om de juiste keuze te maken voor 1 of 2 weg synchronisatie. Ons advies is om primair van 1-weg synchronisatie van Outlook naar TOPdesk uit te gaan. Met de ORB synchroniseer je boekingen tussen Outlook en TOPdesk. De ORB kunnen we op verschillende manier inrichten. We hebben dit voor je op een rij gezet!
De 1-weg synchronisatie loopt van Exchange / O365 naar TOPdesk. Dit is voor veruit de meeste projecten de beste manier van synchroniseren gebleken en heeft daarom ook sterk onze voorkeur. De spelregels zijn eenvoudiger waardoor er niet snel conflicten optreden en het voor de organisatie beter te hanteren is. Dit alles heeft natuurlijk een groot positief effect op de beheerlast.
VOORDELEN
-
Na het maken van een reservering in Outlook wordt deze door de ORB naar TOPdesk doorgezet. Als organisator ontvang je automatisch een email met hierin de link naar de reservering in TOPdesk. Hiermee kun je aan de reservering eenvoudig bijvoorbeeld Catering toevoegen in TOPdesk.
-
Eén leidend systeem die altijd de waarheid bevat. Als je in één systeem boekt, dan is ook altijd voor alle andere gebruikers in dat systeem real-time de beschikbaarheid van de ruimtes te zien.
-
Conflicten en uitzonderingen komen veel minder voor
-
Spelregels zijn vaak makkelijker in te richten in Outlook.
-
Outlook biedt de beste functionaliteit voor inzicht in de beschikbaarheid van zowel gebruikers als ruimtes en kan daar dus heel goed voor gebruikt worden.
-
Gebruikers hoeven daardoor maar met een paar spelregels voor het boeken rekening te houden.
-
In TOPdesk kan een ‘action sequence’ opgezet worden die reserveringen annuleert die niet door de ORB aangemaakt zijn. (Deze kan je ook filteren op bepaalde ruimtes.). Zo voorkom je conflicten!
-
Geen TOPdesk behandelaars die buiten de spelregels kunnen boeken.
NADELEN
- Als TOPdesk door jullie nu al gebruikt wordt voor Reserveringen, dan vraagt dit een aanpassing in jullie werkproces. Namelijk dat er alleen nog vanuit Outlook geboekt en beheerd mag worden.
-
Reserveringen aanmaken en wijzigen in TOPdesk is niet te voorkomen. Wel kunnen we ‘action sequences’ inrichten die ervoor zorgen dat de reserveringen die aangemaakt zijn in TOPdesk weer geannuleerd worden.
Bi-directioneel kan ook, maar vergt met name meer beheer, omdat je tussen twee systemen alles moet bijhouden. Met twee systemen bedoelen we in dit geval TOPdesk en Outlook.
VOORDELEN
Boekingen kunnen aangemaakt worden in zowel TOPdesk als Exchange/Outlook
Boekingen kunnen beheerd worden in TOPdesk.
Je kan bij het aanmaken van de boeking in TOPdesk meteen catering toevoegen
Werkproces voor gebruikers zal niet veranderen mits TOPdesk al gebruikt wordt voordat de ORB geïmplementeerd wordt.
Goedkeuren van boekingen is eenvoudiger in TOPdesk dan in Outlook.
NADELEN
Doordat er in twee verschillende systemen geboekt kan worden, kennen beide systemen spelregels voor type boekingen die je wel of niet mag maken. Sommige van deze boekingen kunnen we afvangen in TOPdesk of Exchange maar niet alles. Dit kan verwarrend zijn voor (eind)gebruikers.
Het boekingsscenario wordt complexer. We moeten twee verschillende reserveringssystemen aan elkaar koppelen die niet dezelfde spelregels hanteren.
Het handmatig oppakken van de hoeveelheid Uitzonderingen en Niet Verwerkte boekingen in de ORB kan veel beheerlast met zich meebrengen:
Conflicten doordat er in twee systemen geboekt wordt binnen het synchronisatie-window van 5 minuten (tegelijkertijd dezelfde ruimte geboekt vanuit twee verschillende systemen).
Boekingen die niet worden ondersteund, maar die toch door gebruikers gemaakt worden.
Time-outs van Exchange en TOPdesk kunnen leiden tot conflicten.
TOPdesk behandelaars kunnen in TOPdesk om alle spelregels heen. Exchange kent dit niet. Behandelaars moeten zich dus aan een lijst met spelregels houden.
Er is geen leidend systeem. Hierdoor ontstaat er meer discussie en kan het oplossen van conflicten lastiger zijn.