Outlook room booker
voor
Eenvoudig boekingen synchroniseren tussen Outlook & TOPdesk!
Wij synchroniseren met outlook!
De Outlook Room / Resource Booker noemen we al snel “de ORB”. Met de ORB maken wij het synchroniseren van boekingen tussen Outlook en TOPdesk eenvoudig!
Uiteraard komt er wel wat bij kijken en we nemen je graag mee in wat er met de ORB kan, wat hiervoor nodig is, hoe het binnen je organisatie gaat passen en welke afwegingen je moet maken.
Vaak speelt de mate van beheer een rol. Hoeveel tijd kun je besteden aan het beheren van de ORB? Een belangrijk aspect bij het implementeren en gebruik van de ORB.
Vaak heeft het ook even tijd nodig om je bewust te worden dat Outlook geen TOPdesk is en andersom. Het zijn verschillende systemen met eigen spelregels. De afstemming tussen deze spelregels is een belangrijk onderdeel van de implementatie van ORB. Neem dus de tijd om dit binnen je organisatie kenbaar te maken en eventueel in een kennisitem te borgen.
We hebben het veel over boekingen. Onze definitie van een boeking is: “Een afspraak die gepland wordt, in een ruimte, met meerdere personen”.
Onderstaande introductie geeft een goed beeld van onze ORB.
Hier leggen we uit hoe je dit kan gaan boeken en hoe het werkt:
informatie
Je vindt hier de belangrijkste informatie overzichtelijk bij elkaar. Je kunt op een tabblad klikken om meer informatie te krijgen.
Kunnen we een demo plannen?
Jazeker! We komen graag in contact.
Synchroniseren jullie alleen tussen Outlook & TOPdesk?
Primair wel, maar de ORB kan ook met andere (planning) systemen koppelen en boekinggegevens verwerken.
Moeten we een verwerkersovereenkomst afsluiten?
Ja.
Hebben jullie een SLA?
Jazeker, we willen graag heldere communicatie en goed weten wat we van elkaar verwachten. Je vindt alle informatie hier.
Ondersteunen jullie herhalende boekingen (reeks)?
Ja, in het bronsysteem is dit een herhalende boeking. In het doelsysteem worden dit enkele boekingen. Uiteraard houden we bij dat een boeking van een reeks komt. Wijzig je in de bron de reeks dan wijzigen ook alle enkele boekingen in het doelsysteem. Wijzig je één boeking uit de reeks dan wijzigt ook alleen die boeking in het doelsysteem. Hierbij geldt de spelregel dat de boeking alleen aangepast mag worden in het systeem waarin deze is aangemaakt (de bron). Wij adviseren om Outlook hierin leidend te maken.
Wat gebeurt er bij een conflict?
Afhankelijk van de oorzaak, wordt bepaald wat er aan de hand is en classificeren we een probleem/conflict. We hebben “niet verwerkte boekingen” (bijvoorbeeld vanwege een storing in de techniek) en we “niet ondersteunde boekingen”. Dit zijn boekingen die niet verwerkt kunnen worden vanwege een niet ondersteund scenario.
Moeten we de hele dag de ORB open hebben staan voor beheer?
Nee, we kunnen je informeren als er iets aan de hand is.
Ondersteunen jullie “Room Only” boekingen?
Ja, het is mogelijk om alleen Ruimten te synchroniseren. Dit betekent wel dat de organisator van de boeking geen persoon is, maar een ruimte. Hierdoor mis je wel bepaalde functionaliteit van de ORB. Of je hier voor kiest, is dus afhankelijk van je situatie en de gewenste functionaliteit.
Wij hebben een load balancer draaien, is dit een probleem?
De ORB maakt gebruik van Exchange Streaming notificaties. Onderbreking hiervan kan tot een verstoring leiden. Microsoft geeft daar hier meer informatie over.
Welke TOPdesk modules zijn er benodigd?
- Actie Beheer
- Gebouwen Beheer
- Reserveringen Beheer
We hebben de ORB aangeschaft en nu?
We starten met een intake. Afhankelijk van jullie situatie, proces, wensen en kennisniveau schatten we het project in. Hebben jullie zelf veel kennis van dit proces en van Exchange + TOPdesk dan is er vaak wat minder ondersteuning vanuit ons nodig. Maar het kan natuurlijk ook dat jullie intern even te weinig capaciteit beschikbaar hebben. Dan is het uiteraard mogelijk om een deel van de werkzaamheden bij onze consultants onder te brengen. Met onze kennis en ervaring zorgen we ervoor dat de ORB jullie proces zo goed mogelijk gaat ondersteunen.
Is er documentatie?
Je vindt alle documentatie binnen Qixium.
Natuurlijk helpen we met de voorbereiding!
We begeleiden je van A tot Z! We hebben alles daarom zo goed mogelijk voor je op rij gezet (klik hieronder op het onderwerp van je keuze):
Synchronisatie: 1-weg of bi-directioneel?
Bij de ORB is het erg belangrijk om de juiste keuze te maken voor 1 of 2 weg synchronisatie. Ons advies is om primair van 1-weg synchronisatie van Outlook naar TOPdesk uit te gaan. Met de ORB synchroniseer je boekingen tussen Outlook en TOPdesk. De ORB kunnen we op verschillende manier inrichten. Elke opzet heeft z’n voor- en nadelen. We hebben dit voor je op een rij gezet!
De 1-weg synchronisatie loopt van Exchange / O365 naar TOPdesk. Dit is voor veruit de meeste projecten de beste manier van synchroniseren gebleken en heeft daarom ook sterk onze voorkeur. De spelregels zijn eenvoudiger waardoor er niet snel conflicten optreden en het voor de organisatie beter te hanteren is. Dit alles heeft natuurlijk een groot positief effect op de beheerlast.
VOORDELEN
-
Na het maken van een reservering in Outlook wordt deze door de ORB naar TOPdesk doorgezet. Als organisator ontvang je automatisch een email met hierin de link naar de reservering in TOPdesk. Hiermee kun je aan de reservering eenvoudig bijvoorbeeld Catering toevoegen in TOPdesk.
-
Eén leidend systeem die altijd de waarheid bevat. Als je in één systeem boekt, dan is ook altijd voor alle andere gebruikers in dat systeem real-time de beschikbaarheid van de ruimtes te zien.
-
Conflicten en uitzonderingen komen veel minder voor
-
Spelregels zijn vaak makkelijker in te richten in Outlook.
-
Outlook biedt de beste functionaliteit voor inzicht in de beschikbaarheid van zowel gebruikers als ruimtes en kan daar dus heel goed voor gebruikt worden.
-
Gebruikers hoeven daardoor maar met een paar spelregels voor het boeken rekening te houden.
-
In TOPdesk kan een ‘action sequence’ opgezet worden die reserveringen annuleert die niet door de ORB aangemaakt zijn. (Deze kan je ook filteren op bepaalde ruimtes.). Zo voorkom je conflicten!
-
Geen TOPdesk behandelaars die buiten de spelregels kunnen boeken.
NADELEN
- Als TOPdesk door jullie nu al gebruikt wordt voor Reserveringen, dan vraagt dit een aanpassing in jullie werkproces. Namelijk dat er alleen nog vanuit Outlook geboekt en beheerd mag worden.
-
Reserveringen aanmaken en wijzigen in TOPdesk is niet te voorkomen. Wel kunnen we ‘action sequences’ inrichten die ervoor zorgen dat de reserveringen die aangemaakt zijn in TOPdesk weer geannuleerd worden.
Bi-directioneel kan ook, maar vergt met name meer beheer, omdat je tussen twee systemen alles moet bijhouden. Met twee systemen bedoelen we in dit geval TOPdesk en Outlook.
VOORDELEN
Boekingen kunnen aangemaakt worden in zowel TOPdesk als Exchange/Outlook
Boekingen kunnen beheerd worden in TOPdesk.
Je kan bij het aanmaken van de boeking in TOPdesk meteen catering toevoegen
Werkproces voor gebruikers zal niet veranderen mits TOPdesk al gebruikt wordt voordat de ORB geïmplementeerd wordt.
Goedkeuren van boekingen is eenvoudiger in TOPdesk dan in Outlook.
NADELEN
Doordat er in twee verschillende systemen geboekt kan worden, kennen beide systemen spelregels voor type boekingen die je wel of niet mag maken. Sommige van deze boekingen kunnen we afvangen in TOPdesk of Exchange maar niet alles. Dit kan verwarrend zijn voor (eind)gebruikers.
Het boekingsscenario wordt complexer. We moeten twee verschillende reserveringssystemen aan elkaar koppelen die niet dezelfde spelregels hanteren.
Het handmatig oppakken van de hoeveelheid Uitzonderingen en Niet Verwerkte boekingen in de ORB kan veel beheerlast met zich meebrengen:
Conflicten doordat er in twee systemen geboekt wordt binnen het synchronisatie-window van 5 minuten (tegelijkertijd dezelfde ruimte geboekt vanuit twee verschillende systemen).
Boekingen die niet worden ondersteund, maar die toch door gebruikers gemaakt worden.
Time-outs van Exchange en TOPdesk kunnen leiden tot conflicten.
TOPdesk behandelaars kunnen in TOPdesk om alle spelregels heen. Exchange kent dit niet. Behandelaars moeten zich dus aan een lijst met spelregels houden.
Er is geen leidend systeem. Hierdoor ontstaat er meer discussie en kan het oplossen van conflicten lastiger zijn.
formulieren
Om er zeker van te zijn dat we elkaar goed begrijpen en dat je goed weet wat er gaat gebeuren, hebben we zoals gezegd voorafgaand aan de implementatie een intake-sessie. Hierin vragen we o.a. gegevens over jullie huidige inrichting en leggen we een aantal wensen vast. Zo weten we waar we staan en wat jullie bijvoorbeeld nog moeten voorbereiden. Na deze intake-sessie, kan onderstaand formulier ingevuld en verstuurd worden. Een goed begin is het halve werk!