voorbereidingen
Exchange (Outlook) voorbereidingen!
exchange voorbereidingen
We gaan via de onderstaande stappen de Exchange (Outlook) zijde voorbereiden om de ORB aan te sluiten op Exchange.
Initiële vereisten
Voordat we kunnen beginnen met de voorbereiding is het belangrijk om te weten wat er allemaal nodig is om te kunnen starten.
Voor de werking van de ORB hebben we twee gebruikersaccounts nodig, de API user en een Fallback user. Deze twee gebruikers hebben beide een mailbox nodig (de minimale licentie hiervoor is een “Exchange Kiosk” licentie). De API user wordt gebruikt voor het ophalen en maken van Exchange boekingen in zowel de ruimte als de persoonsagenda’s. De Fallback user wordt gebruikt voor het maken van boekingen wanneer deze niet op een persoon geboekt kunnen worden. Alle communicatie met Exchange vindt plaats via EWS.
Voor de API user is het Application Impersonation recht benodigd.
De Fallback user dient Full Acces rechten te krijgen voor alle ruimtes die door de ORB gemonitored gaan worden.
Je kunt beide gebruikers aanmaken onder een naam die voor jullie organisatie herkenbaar is. In de onderstaande stappen wordt de inrichting van deze beide accounts verder beschreven.
- API user (Exchange Kiosk licentie)
- Fallback user (Exchange Kiosk licentie)
VOORBEREIDING API USER (ON-Prem)
In dit stappenplan wordt beschreven hoe de benodigde rechten toegekend kunnen worden aan de API user. Voor de werking van het API user account is het “Application impersonation” recht nodig.
Je doorloopt het stappenplan door op de Tabs te klikken, de stap uit te voeren en weer verder te gaan naar de volgende stap (tab).
WAAROM?
De API user wordt gebruikt voor het maken en lezen van boekingen in zowel de ruimte-agenda’s als de persoonsagenda’s. Dit account zorgt eigenlijk voor het inzicht in de boekingen en het verder verwerken van deze boekingen.
WAT LEVERT HET OP?
Na het volgen van het stappenplan heb je het volgende geconfigureerd:
- Aangemaakte API user Exchange
- Benodigde rechten toegekend aan de API user
Om te kunnen starten met deze voorbereiding moet het volgende zijn geregeld:
- Een account met Exchange admin rechten
- Minimaal één Exchange kiosk licentie aanwezig
1. Ga naar https://admin.exchange.microsoft.com/.
2. Open “Roles” en klik op “Admin roles”.
3. Klik op “Add role group“
4. Vul hier een naam en een beschrijving in. Klik op “Next”.
5. Zoek in de permissie lijst naar “ApplicationImpersonation”. Vink deze optie aan en klik op “Next”.
6. Geef een admin account op voor de nieuwe role group en klik op “Next“.
7. Controleer in het laatste scherm je instellingen. Als deze goed zijn klik dan op “Add role group”.
Nu de groep is aangemaakt, kan de groep worden toegekend aan de aangemaakt API user. Volg onderstaande stappen.
1. Open de zojuist aangemaakte role group.
2. Ga naar de tab “Assigned” en klik op “Add“.
3. Zoek en selecteer het aangemaakte API user account en klik tot slot op “Add“
De user is nu toegevoegd, je kunt doorgaan naar de volgende stap.
Voorbereidingen fallback user
In dit stappenplan wordt beschreven hoe de benodigde rechten toegekend worden aan de Fallback user.
Je doorloopt het stappenplan door op de Tabs te klikken, de stap uit te voeren en weer verder te gaan naar de volgende stap (tab).
WAAROM?
Een Fallback user is nodig om op te kunnen terugvallen en moet zowel binnen TOPdesk als binnen Exchange aangemaakt worden. Dit is met name van belang wanneer een persoon in één van beide platformen niet bestaat. Vaak is het toch handig om de boeking wel te registreren. Dat gebeurt dan op dit account.
WAT LEVERT HET OP?
Na het volgen van het stappenplan heb je het volgende geconfigureerd:
- Aangemaakte Fallback user Exchange
- Rechten toegekend aan de Fallback User
TIPS
De Fallback user moet Full Acces rechten krijgen voor alle ruimtes die door de ORB gemonitored gaan worden. Dit kan op twee manieren, namelijk via het Exchange admin center, of via Powershell.
Wij raden aan om Powershell te gebruiken omdat dit minder werk is, maar de keuze is natuurlijk aan jou!
Om te kunnen starten met deze voorbereiding moet het volgende zijn geregeld:
- Een account met Exchange admin rechten
- Minimaal één Exchange kiosk licentie aanwezig
1. Ga naar https://admin.exchange.microsoft.com/
2. Open “Recipients” en klik op “Resources”.
3. Zoek m.b.v. het zoekveld naar de eerste ruimte die door de ORB gemonitored moet gaan worden;
4. Open de resource door er op te klikken:
5. Klik op het kopje “Delegation”. Klik vervolgens op het kopje ”Edit” onder de optie “Read and manage (Full Acces)”
6. Klik op “Add members”