IDU proces module
voor
On- & Offboarding processen eenvoudig zelf onder
controle met TOPdesk Wijzigingsbeheer!
WIJ OPTIMALISEREN Jullie IDU-PROCESSEN
Met de IDU Proces Module stroomlijnen en automatiseren we IDU-processen (instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen) en leggen alles vast in het wijzigingsbeheer van TOPdesk. Zowel de uitgifte als inname van rechten en permissies (IAM) en de bedrijfsmiddelen (assets) zoals laptops, toegangspassen en smartphones, worden geregeld met onze IDU-module.
De belangrijkste redenen om de IDU Proces Module in te zetten:
- Blije nieuwe medewerkers en leidinggevenden; alles is op tijd geregeld op de eerste werkdag zonder administratieve rompslomp voor de leidinggevenden.
- Geen verlies van hardware; alles wat ingeleverd moet worden ligt vast in TOPdesk
- Toename van security; accounts worden op tijd gedeactiveerd en er zijn geen softwarelicenties meer in gebruik bij medewerkers die uit dienst zijn gegaan
- Minder handmatig werk; activiteiten worden geautomatiseerd zoals het aanmaken van accounts en koppelen aan rechtengroepen
- Vergroting efficiëntie en minder fouten door koppelingen te leggen tussen verschillende applicaties zoals HR-applicaties (AFAS, Youforce, Motion, HR2day), Microsoft Entra (Azure), TOPdesk en allerlei andere applicaties zoals Intune en SCCM.
- Tijdsbesparing; geen dubbel werk en geen pingpong-effect tussen afdelingen. Ondersteunende afdelingen gaan beter met elkaar samenwerken
- Beter inzicht; in de status van IDU-processen en meer interactie met leidinggevenden via onze formulierenmodule en de Selfservice Portal van TOPdesk.
Elke organisatie heeft te maken met IDU-processen. Deze processen zijn vaak niet optimaal geregeld waardoor ze veel tijd en overleg kosten tussen ondersteunende afdelingen. Vaak is er geen afdeling eindverantwoordelijk, er wordt onvoldoende samengewerkt en er worden fouten gemaakt omdat alles dubbel ingevoerd wordt in verschillende systemen die niet gekoppeld zijn.
Het resultaat is dat een nieuwe medewerker op de eerste dag niet alle bedrijfsmiddelen heeft ontvangen en niet in kan loggen op het netwerk of bepaalde applicaties. De nieuwe medewerker heeft hierdoor geen goede eerste indruk van zijn nieuwe werkgever.
De IDU Proces Module, in combinatie met TOPdesk, zorgt ervoor dat zowel in-, door- als uitstroom optimaal worden geregeld. Via ons platform Qixium knopen we verschillende applicaties aan elkaar. Hierdoor worden fouten en dubbel werk voorkomen en kunnen we bepaalde zaken automatiseren zoals het aanmaken van accounts in Azure AD of local AD.
Elk IDU-proces start normaal gesproken bij de HR-applicatie. Relevante gegevens zoals naam, functie en indienstdatum worden vanuit de HR-applicatie naar ons platform Qixium gestuurd. In Qixium liggen actie- en activiteitenmatrices vast, gebaseerd op functieprofielen. Ook wijzigingsactiviteiten van TOPdesk zijn in Qixium ingelezen.
Qixium combineert alle informatie en zorgt dat er automatisch en op het juiste moment een wijzing wordt aangemaakt en met het juiste aantal activiteiten wordt gestart in TOPdesk. Het is mogelijk dat een wijziging pas kan gestart wordt nadat een leidinggevende heeft geaccordeerd en eventueel nog heeft wijzigingen heeft aangebracht. Deze stap is optioneel en kan via onze formulierenmodule worden toegevoegd.
Een aantal activiteiten kan door het Qixium-platform automatisch worden uitgevoerd en gesloten in TOPdesk. Als bepaalde data later in het proces pas bekend wordt, bijvoorbeeld mobiel telefoonnummer, dan kan Qixium deze informatie indien gewenst naar de HR-applicatie schrijven en koppelen aan de juiste persoon.
Door alle informatie over IDU-processen vast te leggen in het wijzigingsbeheer van TOPdesk, is er één centraal punt voor de registratie van de ISO 27001 informatiebeveiliging. Bij een audit kun je in TOPdesk eenvoudig overzichten en detailinformatie beschikbaar stellen aan de auditor.
Ben je benieuwd hoe de IDU Proces Module ook jouw organisatie kan helpen om meer grip te krijgen op IDU-processen of wil je meer informatie, neem dan contact met ons op via sales@scope4mation.com.
Scope4mation levert diensten om je te ontzorgen bij de implementatie van onze oplossingen. Dat geldt zowel voor ondersteuning bij technische vraagstukken als bij procesondersteuning voor projecten waar grotere veranderingen aan de orde zijn. We helpen en begeleiden jullie graag! Voor meer informatie over onze diensten en procesondersteuning en informatiebeveiliging, bezoek onze informatiepagina.
Introductie
We geven je graag een introductie van de IDU Proces Module voor TOPdesk!
In deze video demonstreren we een instroom, doorstroom en uitstroom scenario. Speelt IDU bij jouw organisatie en heb je nog vragen? Laat het gerust weten! De IDU Proces Module voor TOPdesk is schaalbaar, flexibel en goed aan te passen op al jouw/jullie wensen!
De video is met geluid, vergeet niet je audio aan te zetten!
TIP: Wanneer je tijdens het afspelen op het icoon met de 4 pijltjes klikt, wordt deze in volledig scherm afgespeeld.
informatie
We hebben alle informatie op een rijtje gezet. Klik op een tabblad om hier meer informatie over te krijgen. Staat je vraag er niet tussen, neem dan even contact op!
Kunnen we een demo plannen?
Jazeker! We komen graag in contact.
Koppelen jullie met onze HR-omgeving?
Ja, we koppelen de IDU proces module aan je HR-omgeving(en). We ondersteunen AFAS, Beaufort, Youforce, Visma/Raet, Motion. Staat jouw HR-omgeving er niet tussen dan kunnen we die eenvoudig toevoegen! Dat is het voordeel van Qixium.
Moeten we een verwerkersovereenkomst afsluiten?
Jazeker, omdat er met de IDU proces module voor TOPdesk privacy gevoelige data verwerkt wordt.
Kunnen we met de IDU proces module ook bedrijfsmiddelen beheren?
Ja, dat kunnen we zeker. We hebben cases waarbij we dit bijna geheel automatisch uitvoeren! Denk aan het automatisch verwerken van laptops, zonder tussenkomst van een behandelaar!
Hebben jullie een SLA/DNO?
Jazeker, we willen graag heldere communicatie en goed weten wat we van elkaar verwachten. Je vindt alle informatie hier.
Moet HR of een leidinggevende nog formulieren invullen om een IDU proces te starten?
Nee, dat is niet nodig, maar het kan wel. Op basis van een vooraf bepaalde trigger, wordt geheel automatisch een Wijziging met alle bijbehorende Activiteiten aangemaakt in TOPdesk.
Kunnen leidinggevende, IT of anderen nog keuzes maken en/of voorkeuren opgeven?
Ja, dat kan met onze IDU Formulieren module. Van de vooraf automatisch geselecteerde Activiteiten kun je via het formulier afwijken. Wil je een Activiteit weglaten, of juist extra toevoegen of binnen een activiteit een specifieke keuze maken? Bijvoorbeeld een grote laptop of een Apple i.p.v. de standaard kleine Microsoft? Het is allemaal eenvoudig in te regelen en te gebruiken!
Hoe bepaal je welke Activiteiten er aan een Wijziging worden gekoppeld?
Je bepaalt per stroom welke activiteiten er voor iedereen gekoppeld moeten worden. Dit kan op basis van matrixen (vaak een combinatie van functie, organisatie(onderdeel), en locatie), maar ook op basis van condities (b.v. een vinkje wel of niet gezet in de HR omgeving) en eventueel op basis van wat er ingevuld is op het IDU formulier.
Kunnen we bepaalde zaken ook automatiseren?
Ja dat kan zeker! Per activiteit kun je aangeven of deze geautomatiseerd uitgevoerd moet worden. Er zijn zowel voorgedefinieerde automatiseringen als maatwerk automatiseringen mogelijk. Veel gebruikt zijn onze AD & Azure automatisering en PowerShell module waar we een super praktische en veilige aansturing voor hebben. We hebben alle beschikbare automations (hier) op een rijtje gezet voor je!
Kunnen we zien of alle activiteiten goed zijn uitgevoerd?
Ja, dat kan! Gewoon in TOPdesk. Je ziet hier de status van alle activiteiten van de Wijziging. Zowel van de geautomatiseerde activiteiten als de activiteiten die handmatig door een behandelaar worden uitgevoerd. Als er iets niet goed is gegaan, zie je dat ook gelijk!
Krijgen we signalen als een Wijziging niet op tijd wordt uitgevoerd of als er iets fout is gegaan?
Jazeker! Niet alleen voor de afhandeling van Wijzigingen, maar ook van bijvoorbeeld formulieren. Als bepaalde activiteiten die aandacht nodig hebben, kunnen we automatisch e-mails versturen of incidenten aanmaken in TOPdesk!
Kunnen we de IDU proces module voor TOPdesk zelf beheren en aanpassen?
Ja, wij vinden zelfredzaamheid belangrijk! Vrijwel alles is door middel van instellingen, vinkjes etc. functioneel in te stellen. Afhankelijk van je wensen en rol krijg je tijdens de implementatie ’training on the job’ of workshops om te zorgen dat je zelf alles uit de IDU Proces Module voor TOPdesk kunt halen. En dat is heel veel!
Kunnen jullie met IDU bedrijfsmiddelen beheren?
Ja, dat kunnen we zeker. We hebben cases waarbij we dit bijna geheel automatisch uitvoeren!
Hoe koppelen jullie aan TOPdesk?
Hiervoor gebruiken wij de standaard API en een applicatie-account. Uiteraard wordt voorzien in alle veiligheidsvoorzieningen die TOPdesk biedt. Je vult zelf de credentials in en deelt ze niet met ons, wel zo veilig.
We hebben meerdere HR-omgevingen. Wordt dit ondersteund?
Ja, de IDU proces module is daar volledig op ingericht. Ook indien er een separate omgeving is voor bijvoorbeeld inhuurkrachten of vrijwilligers.
We hebben zowel een lokale AD als Azure. Wordt dit ondersteund?
Jazeker. Je kunt ervoor kiezen om deze via separate flows aan te sturen vanuit de IDU Proces Module, maar het is ook mogelijk om op basis van brondata vanuit één flow met de juiste Azure-omgeving te communiceren.
Krijgen we problemen als de communicatie met de HR-omgeving of TOPdesk tijdelijk verstoord is?
Dat zou kunnen, maar de IDU proces module kan de meeste verstoringen zelf oplossen, door gegevens automatisch opnieuw te verwerken. Mocht het toch echt fout gaan, dan kan dit gesignaleerd worden door middel van het versturen van een email of het loggen van een incident in TOPdesk.
Kunnen we het technisch en functioneel beheer zelf doen?
Ja dat kan. Je logt veilig in op de IDU beheer portal en hebt daar afhankelijk van je rol toegang tot die zaken die voor jouw rol van belang zijn. Standaard is MFA ondersteund en als optie SSO.
Hoe starten we met de IDU proces module voor TOPdesk?
We beginnen met Startworkshops waarin we natuurlijk laten zien en vertellen wat er allemaal kan. Maar tijdens deze workshops proberen we ook zoveel mogelijk informatie over jullie technische situatie, applicaties en proces te verzamelen.
Hoe bepalen we de scope?
Na de Startworkshops bepalen we gezamenlijk de scope van het project en wordt een hoog-over projectplan gemaakt. Ons platform leent zich er bij uitstek voor om de IDU-processen stapsgewijs te implementeren. We starten eigenlijk altijd met de instroom, maar als er goede redenen zijn om hier van af te wijken dan kan dat natuurlijk. Uiteraard raden we sterk aan om onze aanpak te hanteren, omdat we weten dat dit succesvol is 😊
Hoe gaan we aan de slag?
Als eerste wordt Qixium met de IDU Proces Module in SaaS beschikbaar gemaakt. Hiermee kan iedere stap zowel functioneel als inhoudelijk worden doorgenomen en is concreet inzichtelijk hoe zaken werken.
We volgen het projectplan en trekken aan de bel als wordt afgeweken. Scope creep ligt zeker bij het IDU proces dat zoveel aspecten kent, op de loer! Voor je het weet komen deadlines in gevaar omdat het zo verleidelijk is om alles direct te mooi te maken. De IDU Proces Module heeft al die mooie opties in zich, maar we helpen je te sturen op het resultaat en de tijdslijnen. Zoals al gezegd, stapsgewijs implementeren is het meest succesvol gebleken!
We helpen je met de voorbereiding!
We begeleiden je van A tot Z!
overzicht
We automatiseren graag en we hebben op een rijtje gezet wat we zoal kunnen koppelen met TOPdesk. Je kan een tegel aanklikken, dan geven we je hier meer informatie over! Dit zijn niet alle mogelijkheden! We breiden het graag voor je uit!
We doen ons best alles te beschrijven en je te informeren over alle mogelijkheden. Staat je applicatie hier niet bij, doorzoek gerust even de site, er staat wellicht wat tussen!